KAN KAI WORKS

Aufträge & Kunden

Mehr Überblick.
Näher am Kunden.

Von der ersten Anfrage bis zur Rechnung: Informationen, Aufgaben und Dokumente an einem Ort – passend zu Ihrem Betrieb.

Leistungen und Projektfragen im Detail
Idee besprechen 4 Anwendungsfälle

Für Ihren Betrieb entwickelt · mit Festpreisangebot

Eine Auftragskarte wird am Arbeitsplatz zwischen Ablagen verschoben; daneben steht ein Laptop mit Kundenübersicht.
Kunden, Aufgaben und nächste Schritte im Blick.KI-generiertes Symbolbild

Beispielkonzept

Ein Auftrag.
Ein roter Faden.

Kontaktdaten, Absprachen und Unterlagen könnten direkt am Auftrag zusammenlaufen. So muss Ihr Team Informationen nicht an mehreren Stellen suchen.

  1. 01Anfrage

    Kunde und Bedarf erfassen.

  2. 02Angebot

    Leistungen und Preise abstimmen.

  3. 03Auftrag

    Ausführung und Dokumente verbinden.

Die Möglichkeiten4 Anwendungsfälle · Beispiele ansehen

Was soll Ihre Lösung können?

Wählen Sie einen Bereich.
Die Beispiele zeigen mögliche Bausteine.

Die Beispiele sind Anregungen für eine individuelle Entwicklung. Funktionen, Daten und Anbindungen stimmen wir auf Ihren tatsächlichen Bedarf ab.

01 / Mögliche Umsetzung

Auftragsverwaltung und Kundenverwaltung / CRM

Für die tägliche Bearbeitung zählt nicht nur eine Kundenliste. Eine passende Übersicht verbindet Ansprechpartner, Gesprächsverlauf und aktuelle Aufgaben mit dem jeweiligen Auftrag. Gemeinsam legen wir Status und Zuständigkeiten fest, damit eine Rückfrage oder Übergabe einen eindeutigen Platz erhält.

  • Kontaktdaten, Gesprächsnotizen und Dokumente am Kunden bündeln.
  • Aufträge mit Status, Zuständigkeit und nächsten Schritten verfolgen.
  • Wiedervorlagen und Erinnerungen für offene Rückmeldungen nutzen.
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02 / Mögliche Umsetzung

Angebots- und Rechnungserstellung

Bei wiederkehrenden Dokumenten können bereits erfasste Auftragsdaten erneut verwendet werden. Dafür stimmen wir Vorlagen, Positionen und Freigabeschritte ab. Ob die Anwendung selbst Dokumente erstellt oder Daten an Ihre vorhandene Rechnungssoftware übergibt, ergibt sich aus dem gewünschten Ablauf und den verfügbaren Schnittstellen.

  • Kunden- und Leistungsdaten in eigene Dokumentvorlagen übernehmen.
  • Positionen aus dem Angebot für weitere Auftragsschritte wiederverwenden.
  • Entwürfe, Freigaben und Versandstände nachvollziehbar festhalten.
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03 / Mögliche Umsetzung

Kalkulations- und Preisberechnungstools

Eine Kalkulation muss Ihre tatsächlichen Regeln abbilden: etwa Mengenstaffeln, Zeitansätze, Materialkosten oder Zuschläge. Wir prüfen typische Varianten und Grenzfälle mit Ihren Beispielrechnungen. Freigegebene Preisstände können von später geänderten Berechnungsgrundlagen getrennt werden, damit ein Angebot nachvollziehbar bleibt.

  • Material, Zeitaufwand und Zuschläge nach Ihren Regeln berechnen.
  • Mengen und Ausführungsvarianten gegenüberstellen.
  • Berechnungsgrundlagen und freigegebene Preisstände speichern.
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04 / Mögliche Umsetzung

Baustellen- und Fotodokumentation

Fotos werden nützlicher, wenn Auftrag, Arbeitsschritt und eine kurze Beschreibung zusammenbleiben. Eine mobile Erfassung kann diese Zuordnung direkt vor Ort unterstützen. Für Berichte bestimmen Sie, welche Einträge relevant sind und welche Informationen vor einer Weitergabe nochmals geprüft werden sollen.

  • Bilder mit Beschreibung, Datum und Auftragsbezug ablegen.
  • Checklisten und erledigte Arbeiten unterwegs dokumentieren.
  • Aus ausgewählten Einträgen einen Projektbericht vorbereiten.
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Leistungen im Detail

CRM und Auftragsverwaltung, die Ihren Ablauf abbilden.

Wenn Kundeninformationen, Angebote und Rückmeldungen in verschiedenen Dateien liegen, fehlt häufig der Zusammenhang. Eine individuelle Auftragsverwaltung verbindet diese Informationen entlang Ihres tatsächlichen Arbeitswegs. Entscheidend ist, dass jeder Vorgang eine Zuständigkeit, einen nachvollziehbaren Status und einen klaren nächsten Schritt bekommt.

Von der Anfrage zur Übergabe

Wir betrachten einen vollständigen Beispielauftrag: Wie kommt die Anfrage an, wer kalkuliert, wer gibt das Angebot frei und welche Informationen braucht die Ausführung? Auch Absagen, Nachträge und Rückfragen gehören dazu. Daraus ergibt sich, welche Übergaben eine gemeinsame Oberfläche vereinfachen soll.

Daten einmal zuordnen

Kunde, Ansprechpartner und Auftragsnummer bilden den Bezug für Dokumente, Aufgaben und Fotos. Vor einer Übernahme prüfen wir vorhandene Listen, doppelte Einträge und unterschiedliche Schreibweisen. Für verbundene Programme wird festgelegt, wo die maßgeblichen Daten gepflegt werden.

Fragen zur Umsetzung

Brauche ich ein vollständiges CRM oder nur eine Auftragsübersicht?

Das hängt vom Engpass ab. Geht es hauptsächlich um laufende Arbeiten, kann eine Auftragsübersicht genügen. Wenn Vertrieb, Gesprächsverlauf und Wiedervorlagen zusammengeführt werden sollen, planen wir zusätzlich die dafür benötigten CRM-Funktionen.

Kann meine vorhandene Rechnungssoftware weitergenutzt werden?

Ja, sie kann Teil des Ablaufs bleiben. Wir prüfen, welche Daten über eine Schnittstelle oder einen geregelten Export weitergegeben werden können. Die individuelle Anwendung muss nicht automatisch auch die komplette Rechnungsstellung übernehmen.

Womit starten wir eine erste Version?

Mit einem repräsentativen Auftrag und den wichtigsten Statuswechseln. Sie prüfen anschließend anhand eigener Arbeitsabläufe, ob Informationen vollständig sind und sich Aufgaben ohne doppelte Eingaben weitergeben lassen.

Technische Umsetzung

Aufträge technisch durchgängig abbilden.

Für eine gemeinsame Kunden- und Auftragsverwaltung müssen Datenbezüge, Freigaben und Dokumentstände eindeutig sein.

Kunde, Angebot und Auftrag verknüpfen

Wir definieren eindeutige Kennungen und die Beziehungen zwischen Ansprechpartnern, Angeboten und Aufträgen. Bei vorhandenen Listen werden doppelte Einträge und unterschiedliche Feldformate vor einem Import geprüft.

Änderungen nachvollziehbar behandeln

Ein freigegebenes Angebot benötigt einen nachvollziehbaren Stand, auch wenn Preise später angepasst werden. Rollen, Statuswechsel und parallele Bearbeitung werden so geplant, dass Zuständigkeiten und Änderungen erkennbar bleiben.

Dokumente und Rechnungssoftware anbinden

Für Fotos, Berichte und andere Dateien zählen Zuordnung, Dateigrößen und Zugriffsrechte. Bei einer Übergabe an Rechnungsprogramme klären wir verfügbare Schnittstellen, führende Datenquelle und Rückmeldungen bei fehlgeschlagenen Übertragungen.

Für die Planung hilfreich

Hilfreich sind ein anonymisierter Beispielauftrag, verwendete Dokumentvorlagen, typische Statuswechsel und die Angaben zur vorhandenen Rechnungssoftware.

Welche dieser Fragen ist für Ihr Vorhaben entscheidend? Beschreiben Sie kurz Ihren Ablauf und die vorhandenen Systeme.

Technische Fragen klären
Passend zu Ihrem BetriebGemeinsam planen · gezielt umsetzen

Ihre Umgebung gehört dazu.

Bestehendes einbeziehen

Ihre vorhandenen Kunden- und Auftragsdaten bilden den Ausgangspunkt. Welche Programme bleiben und welche Daten übernommen werden können, klären wir gemeinsam.

Passend zum Einsatz

Das Team bekommt die Ansichten und Bearbeitungsrechte, die es für den jeweiligen Arbeitsschritt braucht.

Mit einem klaren Start

Wir beginnen beispielsweise mit einer Auftragsübersicht und ergänzen Angebote, Kalkulation oder Dokumentation schrittweise.

Was möchten Sie vereinfachen?

Sie zeigen mir Ihren Ablauf. Wir schauen gemeinsam, welche individuelle Lösung dazu passt.

Steffen Übelein · KAN KAI WORKS

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