KAN KAI WORKS

KI & Automatisierung

Weniger Routine.
Mehr Zeit fürs Wesentliche.

Wiederkehrende Arbeitsschritte sinnvoll verbinden. Mit Automatisierung und auf Wunsch KI-Unterstützung – verständlich und passend zu Ihren Abläufen.

Leistungen und Projektfragen im Detail
Idee besprechen 4 Anwendungsfälle

Für Ihren Betrieb entwickelt · mit Festpreisangebot

Hände ordnen Aufgabenkarten zu einem Ablauf; ein Tablet zeigt passende Prozessschritte.
Wissen und wiederkehrende Aufgaben zusammenbringen.KI-generiertes Symbolbild

Beispielkonzept

Vorbereiten lassen.
Die Entscheidung behalten.

Ein Ablauf könnte Daten sammeln, einen Entwurf vorbereiten und ihn zur Prüfung vorlegen. Wo KI sinnvoll ist und welche Schritte eine Freigabe brauchen, wird vorher festgelegt.

  1. 01Erkennen

    Wiederkehrende Schritte gemeinsam erfassen.

  2. 02Vorbereiten

    Daten und Entwürfe gezielt zusammenführen.

  3. 03Freigeben

    Ergebnisse prüfen und weiterverarbeiten.

Die Möglichkeiten4 Anwendungsfälle · Beispiele ansehen

Was soll Ihre Lösung können?

Wählen Sie einen Bereich.
Die Beispiele zeigen mögliche Bausteine.

Die Beispiele sind Anregungen für eine individuelle Entwicklung. Funktionen, Daten und Anbindungen stimmen wir auf Ihren tatsächlichen Bedarf ab.

01 / Mögliche Umsetzung

Automatisierung wiederkehrender Büro- und Geschäftsprozesse

Ein automatisierter Geschäftsprozess beginnt mit einem definierten Auslöser und endet mit einem prüfbaren Ergebnis. Dazwischen werden Daten, Zuständigkeiten und Freigaben zugeordnet. Fehlende Eingaben oder unterbrochene Übertragungen erhalten einen vorgesehenen Bearbeitungsweg, statt unbemerkt im Ablauf hängen zu bleiben.

  • Daten zwischen abgestimmten Arbeitsschritten weiterreichen.
  • Erinnerungen und Aufgaben aus definierten Ereignissen erzeugen.
  • Fehlerfälle und benötigte Freigaben gezielt an zuständige Personen geben.
Zur Übersicht ↑
02 / Mögliche Umsetzung

Automatische Dokument- und PDF-Erstellung

Berichte oder andere Dokumente können aus bereits vorhandenen Angaben vorbereitet werden. Vorlagen bestimmen Aufbau und Textbausteine; die Datenquelle liefert die vereinbarten Inhalte. Wir klären, wann ein Entwurf entsteht, welche Prüfung erforderlich ist und wie die freigegebene Fassung abgelegt wird.

  • Auftrags- oder Projektdaten in eine passende Vorlage übernehmen.
  • Aus ausgewählten Angaben Berichte und PDFs vorbereiten.
  • Entwürfe vor Versand oder Ablage zur Prüfung bereitstellen.
Zur Übersicht ↑
03 / Mögliche Umsetzung

Dashboards und betriebliche Auswertungen

Ein Dashboard sollte konkrete Fragen beantworten: Welche Vorgänge sind offen, wo fehlt eine Rückmeldung und wie entwickelt sich eine ausgewählte Kennzahl? Wir legen Berechnung, Datenquelle und Aktualität fest. Filter und Detailansichten helfen, von einer auffälligen Zahl zum zugehörigen Vorgang zu gelangen.

  • Daten aus geeigneten Quellen in einer gemeinsamen Übersicht darstellen.
  • Kennzahlen nach Auftrag, Zeitraum oder Bereich filtern.
  • Auffälligkeiten und offene Vorgänge gezielt hervorheben.
Zur Übersicht ↑
04 / Mögliche Umsetzung

Excel-Lösungen durch individuelle Software ersetzen

Eine gewachsene Excel-Lösung enthält häufig wertvolle Regeln, aber auch manuelle Arbeitsschritte. Wir erfassen Formeln, Eingaben und Sonderfälle gemeinsam. Daraus kann eine Anwendung mit gezielter Bearbeitung, Rollen und nachvollziehbaren Berechnungen entstehen; bekannte Ergebnisse dienen als Vergleich für die Umstellung.

  • Vorhandene Spalten, Formeln und Sonderfälle gemeinsam aufnehmen.
  • Eingabemasken und Berechnungsregeln passend zum Ablauf gestalten.
  • Datenübernahme und Vergleich mit bestehenden Ergebnissen einplanen.
Zur Übersicht ↑

Leistungen im Detail

Automatisierung beginnt mit einem klaren Prozess.

Nicht jeder wiederkehrende Arbeitsschritt benötigt KI. Feste Regeln eignen sich etwa für Zuordnungen, Berechnungen oder Erinnerungen. KI kann bei unstrukturierten Texten und Entwürfen helfen. Wir trennen diese Aufgaben und legen fest, welches Ergebnis zuverlässig automatisch weiterlaufen darf und wo eine Prüfung sinnvoll bleibt.

Ausnahmen von Anfang an mitplanen

Fehlende Angaben, widersprüchliche Daten oder ein nicht erreichbares Zielsystem gehören zum Ablauf. Ein automatisierter Prozess braucht deshalb einen sichtbaren Status, einen verantwortlichen Ansprechpartner und einen definierten Weg für Korrekturen oder Wiederholungen.

Nutzen am konkreten Vorgang prüfen

Für einen Pilot wählen wir einen häufigen, gut abgrenzbaren Arbeitsschritt. Anschließend vergleichen wir beispielsweise Bearbeitungszeit, manuelle Nacharbeit und Vollständigkeit. Erst wenn die Ergebnisse zum vereinbarten Ziel passen, wird der Umfang erweitert.

Fragen zur Umsetzung

Was lässt sich ohne KI automatisieren?

Unter anderem wiederkehrende Datenübernahmen, Berechnungen, Vorlagendokumente und Statusmeldungen. Wenn Eingaben und Regeln eindeutig sind, lässt sich der Ablauf oft direkt beschreiben und anhand fester Beispiele prüfen.

Kann eine komplexe Excel-Datei die Grundlage sein?

Ja. Tabellen, Formeln und Sonderfälle zeigen häufig bereits die fachliche Logik. Wir prüfen auch manuelle Zwischenschritte, damit beim Übertragen in eine Anwendung keine stillschweigenden Annahmen verloren gehen.

Wie starten wir, wenn noch unklar ist, ob KI hilft?

Sie zeigen einen typischen Vorgang und das gewünschte Ergebnis. Wir betrachten die verfügbaren Daten und die Fehlertoleranz. Ein begrenzter Vergleich mit Beispielaufgaben macht die Eignung besser beurteilbar.

Technische Umsetzung

Automatisierte Abläufe kontrolliert ausführen.

Für die technische Planung unterscheiden wir feste Regeln, KI-gestützte Verarbeitung und Schritte, die eine menschliche Entscheidung benötigen.

Auslöser und Wiederholungen

Ein Prozess kann durch ein Formular, einen Zeitplan oder eine Systemmeldung starten. Wir klären eindeutige Vorgangskennungen, Wartezeiten und Wiederholungsregeln. Derselbe Auslöser soll nicht mehrfach dieselbe Rechnung, Nachricht oder Aufgabe erzeugen.

Ergebnisse prüfen und freigeben

KI-Ausgaben benötigen passende Prüfungen für Format, Vollständigkeit und fachliche Verwendung. Schreibzugriffe auf andere Systeme werden gesondert berechtigt. Unklare Ergebnisse erhalten einen sichtbaren Weg zur Rückfrage oder manuellen Bearbeitung.

Fehler und Aufwand sichtbar machen

Protokolle, Laufstatus und Benachrichtigungen helfen, fehlgeschlagene Schritte zu erkennen. Nutzungsgrenzen, Kosten und Bearbeitungsdauer werden mitgeplant. Für neue Regeln oder Modelle werden bekannte Beispielvorgänge erneut geprüft.

Für die Planung hilfreich

Hilfreich sind ein vollständiger Beispielablauf, typische Ausnahmen, die beteiligten Programme und die gewünschte Grenze zwischen Automatik und Freigabe.

Welche dieser Fragen ist für Ihr Vorhaben entscheidend? Beschreiben Sie kurz Ihren Ablauf und die vorhandenen Systeme.

Technische Fragen klären
Passend zu Ihrem BetriebGemeinsam planen · gezielt umsetzen

Ihre Umgebung gehört dazu.

Bestehendes einbeziehen

Automatisierung beginnt mit Ihren tatsächlichen Quellen und Schnittstellen. Ein Werkzeug muss zu den Daten und Programmen passen, die Sie verwenden.

Passend zum Einsatz

Welche Daten eine KI verarbeiten darf, welches Modell passt und wo Menschen prüfen, klären wir vor der Umsetzung. Ergebnisse brauchen passende Kontrollen.

Mit einem klaren Start

Ein wiederkehrender, gut beschreibbarer Vorgang eignet sich als Start. Nutzen und Grenzen können Sie am Prototyp selbst beurteilen.

Was möchten Sie vereinfachen?

Sie zeigen mir Ihren Ablauf. Wir schauen gemeinsam, welche individuelle Lösung dazu passt.

Steffen Übelein · KAN KAI WORKS

  • Was kostet heute besonders viel Zeit?
  • Welche Programme nutzen Sie bereits?
  • Was wäre ein hilfreicher erster Schritt?
Idee unverbindlich senden Kontaktformular ↗