Angebot, Werkvertrag oder Arbeitsauftrag
Hier steht, welche Leistung ursprünglich beschrieben, vereinbart oder zur Ausführung übergeben wurde.
Regiebericht erfassen
Eine Leistung dokumentieren, die vorher nicht vereinbart war.
Der Regiebericht hält fest, was vor Ort tatsächlich zusätzlich oder abweichend ausgeführt wurde, obwohl diese Leistung nicht im Angebot, Werkvertrag oder Arbeitsauftrag enthalten war.
Er verbindet den vorhandenen Auftrag mit Anlass, ausgeführter Leistung, Zeit, Material, Fotos, Ansprechpartner und Status. So erhält das Büro einen vollständigen Arbeitsfall statt einer späteren Erinnerung.
Der entscheidende Unterschied
Nicht der normale Auftrag – sondern die tatsächlich hinzugekommene Leistung.
Regiebericht
Hier wird die Leistung erfasst, die tatsächlich ausgeführt wurde, aber im ursprünglichen Umfang nicht enthalten oder nicht konkret vereinbart war.
Vollständig statt nachträglich zusammensuchen
Diese Angaben gehören in den Arbeitsfall.
Ausgangsauftrag
Welcher Kunde, Einsatzort und ursprüngliche Auftrag gehören zu dem Arbeitsfall?
Anlass
Warum wurde die zusätzliche oder abweichende Leistung vor Ort erforderlich?
Vereinbarungsstand
Was war im Angebot, Werkvertrag oder Arbeitsauftrag enthalten – und was gerade nicht?
Tatsächliche Leistung
Was wurde konkret ausgeführt, bearbeitet, geprüft, ersetzt oder ergänzt?
Aufwand
Welche Arbeitszeit, Mitarbeitenden, Maschinen, Mengen und Materialien sind angefallen?
Nachweise
Welche Fotos zeigen Ausgangslage, Ausführung, Ergebnis und noch offene Punkte?
Abstimmung
Wer wurde informiert, wer war Ansprechpartner und welcher Status wurde festgehalten?
Übergabe
Ist der Bericht vollständig, noch offen oder zur Prüfung an das Büro gesendet?
Vier klare Schritte
Vom ungeplanten Arbeitsfall zur vollständigen Übergabe.
- 1Zuordnen
Ausgangsauftrag und Anlass öffnen
Kunde, Einsatzort und ursprünglicher Auftrag bleiben die Grundlage. Der konkrete Auslöser wird direkt dazu erfasst.
- 2Abgrenzen
Nicht vereinbarte Leistung beschreiben
Die Zusatzarbeit wird von dem getrennt, was bereits im Angebot, Werkvertrag oder Arbeitsauftrag enthalten war.
- 3Belegen
Leistung und Aufwand dokumentieren
Tätigkeit, Zeit, Mitarbeitende, Material, Maschinen, Fotos und offene Punkte werden gemeinsam festgehalten.
- 4Übergeben
Status ans Büro senden
Das Büro sieht den vollständigen Vorgang und kann Prüfung, Rückfrage, Freigabe und weitere Bearbeitung nachvollziehbar übernehmen.
Praxisfall
Der geplante Einbau ist vor Ort so nicht möglich.
Der Arbeitsauftrag beschreibt die Montage an der vorgesehenen Stelle. Nach dem Öffnen zeigt sich eine abweichende Leitungsführung. Damit die Arbeit fortgesetzt werden kann, wird der Leitungsweg angepasst und zusätzlich befestigt.
Der Regiebericht hält getrennt fest, was ursprünglich beauftragt war, warum die Abweichung entstand und welche zusätzliche Leistung tatsächlich ausgeführt wurde.
- 1Ausgangslage und Hindernis fotografieren
- 2Abweichung vom vereinbarten Umfang benennen
- 3Tatsächliche Leistung, Zeit und Material erfassen
- 4Ansprechpartner und Abstimmungsstatus festhalten
- 5Ergebnis dokumentieren und ans Büro senden
Was das Büro erhält
Eine prüfbare Grundlage statt Rückfragen.
Alle Angaben bleiben beim selben Kunden, Einsatzort und Arbeitsfall. Niemand muss später Fotos, Chatnachrichten, Stundenzettel und Materialnotizen zusammensuchen.
- ursprünglicher Auftrag und nicht enthaltener Leistungsumfang klar getrennt
- Anlass und tatsächliche Ausführung verständlich beschrieben
- Zeit, beteiligte Personen, Material und Maschinen zugeordnet
- Fotos in zeitlicher und sachlicher Reihenfolge
- Ansprechpartner, Abstimmung und offene Punkte sichtbar
- Status für Prüfung und weitere kaufmännische Bearbeitung
Klare Grenze
Dokumentation ersetzt keine Vereinbarung.
Der Regiebericht dokumentiert den tatsächlichen Arbeitsfall. Er ist nicht automatisch ein neues Angebot, kein Werkvertrag, kein Arbeitsauftrag und keine Vergütungszusage. Prüfung, Freigabe, Abrechnung und rechtliche Bewertung bleiben getrennte Schritte.
Häufige Fragen
Regiebericht konkret eingeordnet.
Wann soll vor Ort ein Regiebericht begonnen werden?
Sobald erkennbar ist, dass eine tatsächlich auszuführende Leistung nicht im vorhandenen Angebot, Werkvertrag oder Arbeitsauftrag enthalten beziehungsweise nicht konkret vereinbart ist.
Was muss besonders klar beschrieben werden?
Der Unterschied zwischen dem ursprünglichen Umfang und der hinzugekommenen Leistung, der konkrete Anlass, die tatsächliche Ausführung sowie der entstandene Zeit- und Materialaufwand.
Genügt eine Unterschrift allein?
Nein. Eine Unterschrift ohne verständliche Leistungsbeschreibung, Anlass, Zeit, Material und Nachweise erklärt den Arbeitsfall nicht vollständig.
Ist der Regiebericht bereits die Rechnung?
Nein. Er liefert eine dokumentierte Grundlage. Die kaufmännische Prüfung und weitere Abrechnung erfolgen anschließend im Büro.