Zusatzarbeit dokumentieren
Ursache, Aufwand, Material und Bestätigungsstand beim Grundauftrag festhalten.
Zusatzarbeit am Auftrag prüfen →Wenn vor Ort ein neuer Fall entsteht
Was beim Kunden entsteht, darf nicht erst abends zum Vorgang werden.
Mitarbeiter können Regiearbeit, Reklamation oder Nachbesserung direkt vor Ort erfassen. Herkunft, Kunde, Beschreibung, Zeit, Material, Fotos und Bestätigung bleiben erhalten; im Büro wird der Fall als normaler Auftrag weitergeführt.
Der neue Fall entsteht nicht im Büro
Zwischen Anruf, Zettel und Messenger geht oft genau die Information verloren, die später gebraucht wird.
Vor Ort wird eine weitere Arbeit beauftragt, ein Mangel festgestellt oder eine Nachbesserung notwendig. Wird der Fall erst abends aus Erinnerung angelegt, fehlen häufig Auftraggeber, genaue Beschreibung, Zeiten, Fotos oder die Entstehungssituation.
Außendienst und Büro bleiben verbunden
Draußen vollständig beginnen. Drinnen bewusst entscheiden.
Der Außendienst muss nicht warten, bis im Büro jemand einen Vorgang anlegt. Trotzdem bleibt die betriebliche Prüfung erhalten.
- 1
Fallart wählen
Je nach Situation wird Regiearbeit, Reklamation oder Nachbesserung als eigener Außendienstfall gestartet.
- 2
Vor Ort dokumentieren
Kunde, Titel, Beschreibung, beauftragende Person, Zeit, Material, Fotos, Unterschrift und punktueller Standortnachweis können beim Fall erfasst werden.
- 3
Herkunft behalten
Im Büro bleibt sichtbar, dass der Vorgang im Field entstanden ist. Er verschwindet nicht als allgemeiner Notizzettel.
- 4
Als Auftrag weiterführen
Das Büro öffnet den zugehörigen Standardauftrag, ergänzt bei Bedarf Mitarbeitende oder Termin und führt den normalen Auftragsprozess fort.
Im aktuellen Suite-Stand sichtbar
„Im Field erstellt“ bleibt ein eigener, sichtbarer Ursprung.
Das Office-Dashboard zeigt neue Außendienstfälle separat. Regie, Reklamation und Nachbesserung sind unterscheidbar; fehlende Mitarbeiterzuordnung wird ausdrücklich markiert.
- Fallarten
- Regie, Reklamation und Nachbesserung
- Ursprung
- Status „Im Field erstellt“
- Bürohinweis
- fehlende Mitarbeiterzuordnung bleibt sichtbar
- Weiterführung
- Öffnen des zugehörigen Standardauftrags
Beim laufenden Einsatz
Der Kunde bittet zusätzlich um eine Arbeit, die im Auftrag nicht enthalten war.
- Was beim Kunden entsteht
Der Mitarbeiter könnte die Bitte fotografieren oder per Messenger ans Büro schicken. Dann fehlen aber strukturierter Kundenbezug, Zeit, Material und die beauftragende Person.
- Was der Außendienst direkt festhält
Er startet direkt einen Regiefall, dokumentiert Anlass und tatsächlichen Aufwand und hält die Entstehung im Außendienst sichtbar.
- Wie das Büro kontrolliert übernimmt
Im Büro erscheint der Fall separat, wird geprüft und als normaler Auftrag weiterbearbeitet – ohne die ursprüngliche Situation neu rekonstruieren zu müssen.
Nichts zwischen Baustelle und Büro verlieren
Was bei ungeplanten Fällen erhalten bleibt
- die Situation direkt am Entstehungsort
- klare Trennung von Regie, Reklamation und Nachbesserung
- sichtbare Herkunft aus dem Außendienst
- kontrollierte Weiterführung im normalen Auftragsprozess
Zu ungeplanten Einsätzen
Was vor Ort angelegt wird und was das Büro noch entscheiden muss
Welche ungeplanten Fälle kann der Außendienst anlegen?
Im aktuellen Suite-Stand können Regiearbeit, Reklamation und Nachbesserung direkt im Field erfasst werden.
Sieht das Büro, dass der Vorgang vor Ort entstanden ist?
Ja. Der Ursprung „Im Field erstellt“ bleibt sichtbar und neue Fälle erscheinen im Büro in einem eigenen Bereich.
Ist ein Field-Fall automatisch freigegeben und abrechenbar?
Nein. Er dokumentiert den entstandenen Fall. Zuständigkeit, Beauftragung und Abrechnung müssen betrieblich geprüft werden.
Den realen Sonderfall nachvollziehen
Regiearbeit vom Entstehungsort bis zur weiteren Bearbeitung verfolgen
Der Außendienst sichert die Situation. Das Büro prüft Zuständigkeit, Termin und kaufmännische Behandlung.