OPERIO Datenportabilitäts- und Anbieterwechselbedingungen (Data Act)

Version R2.4 – ausführliche Pre-Live-Fassung – Stand: 13. August 2026

R2.4-Langfassung: Die technische Anbieterwechsel-/Exportstrecke ist umgesetzt. Diese Fassung trennt die freiwillige OPERIO-Produktzusage von der gesetzlichen Einzelfall-Anwendbarkeit der Verordnung (EU) 2023/2854.

1. Anbieter, Zweck und Geltungsbereich

Anbieter ist Steffen Übelein, Einzelunternehmen, handelnd unter KAN KAI WORKS, Nürnberger Straße 14, 96114 Hirschaid, Deutschland.

Diese Bedingungen regeln die von OPERIO bereitgestellte Datenportabilitäts- und Anbieterwechselunterstützung. OPERIO stellt diese Funktion als vertragliche Produktzusage bereit, unabhängig davon, ob im konkreten Vertragsverhältnis jede einzelne Vorschrift des Kapitels VI der Verordnung (EU) 2023/2854 unmittelbar anwendbar ist.

Soweit die Voraussetzungen der Verordnung (EU) 2023/2854 im konkreten Vertragsverhältnis erfüllt sind, werden zwingende gesetzliche Rechte durch diese Bedingungen nicht eingeschränkt.

Die Standardproduktzusage lautet insbesondere:

• Standardexport: 0,00 EUR;
• Standardanbieterwechsel: 0,00 EUR;
• regulärer Übergangszeitraum: höchstens 30 Kalendertage nach dem maßgeblichen Startpunkt;
• Abrufzeitraum nach Bereitstellung/Übergang: mindestens 30 Kalendertage;
• anschließende Löschung nach den beschriebenen Regeln, soweit kein zulässiger Aufbewahrungsgrund entgegensteht.

Die gesetzlichen Wechselentgelte nach Art. 29 Data Act werden unionsrechtlich ab 12. Januar 2027 vollständig abgeschafft; OPERIO verzichtet bereits im aktuellen Produktmodell auf ein Standard-Wechselentgelt.

2. Begriffe

Wechselprozess ist der vom Kunden veranlasste Prozess zur Beendigung beziehungsweise Ablösung des OPERIO-Dienstes durch einen anderen Datenverarbeitungsdienst oder eine eigene ICT-Infrastruktur beziehungsweise zur Löschung der exportierbaren Daten und digitalen Assets.

Exportierbare Daten sind mindestens die Input- und Outputdaten einschließlich Metadaten, die unmittelbar oder mittelbar durch die Nutzung von OPERIO durch den Kunden erzeugt oder mit erzeugt werden, soweit sie nicht nach dem Data Act zulässigerweise ausgenommen sind.

Digitale Assets sind digitale Elemente, an denen der Kunde ein vom OPERIO-Vertrag unabhängiges Nutzungsrecht besitzt und die für einen wirksamen Wechsel übertragbar sind, einschließlich – soweit einschlägig – kundenbezogener Konfigurationen, Einstellungen sowie Metadaten zu Zugriffs- und Berechtigungsstrukturen.

3. Wahlrecht des Kunden

Der Kunde kann KAN KAI WORKS in Textform mitteilen, dass er nach Ablauf der für die Einleitung geltenden Frist:

1. zu einem anderen Anbieter eines Datenverarbeitungsdienstes wechseln möchte,
2. seine exportierbaren Daten und digitalen Assets auf eine eigene ICT-Infrastruktur portieren möchte oder
3. seine exportierbaren Daten und digitalen Assets löschen lassen möchte.

Bei einem Wechsel zu einem anderen Anbieter stellt der Kunde die für die technische Zusammenarbeit erforderlichen Kontaktdaten des Zielanbieters zur Verfügung.

4. Einleitung und Übergangszeit

Die maximale Frist zur Einleitung des Wechselprozesses beträgt höchstens zwei Monate ab Eingang eines hinreichend bestimmten Wechselverlangens. Soweit der Vertrag, der gebuchte Tarif oder eine individuelle Vereinbarung eine kürzere Frist vorsieht, gilt die kürzere Frist.

Nach Ablauf der Einleitungsfrist wird der Wechsel ohne unangemessene Verzögerung durchgeführt. Die verpflichtende Übergangszeit beträgt grundsätzlich höchstens 30 Kalendertage.

Während der Übergangszeit bleibt der Vertrag anwendbar. KAN KAI WORKS wird im gesetzlich geschuldeten Umfang:

• dem Kunden und von ihm autorisierten Dritten angemessene Unterstützung leisten,
• die Kontinuität der vereinbarten Funktionen mit der gebotenen Sorgfalt aufrechterhalten,
• über bekannte Risiken für die Dienstkontinuität klar informieren,
• das vereinbarte Sicherheitsniveau auch für die von KAN KAI WORKS verantworteten Wechselmaßnahmen aufrechterhalten und
• die für die Exit-Strategie relevanten Informationen bereitstellen.

5. Technisch nicht mögliche 30-Tage-Transition

Ist die Durchführung innerhalb der grundsätzlich vorgesehenen 30 Kalendertage technisch nicht möglich, informiert KAN KAI WORKS den Kunden innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Eingang des Wechselverlangens hierüber, begründet die technische Unmöglichkeit und nennt eine alternative Übergangszeit.

Die alternative Übergangszeit darf sieben Monate nicht überschreiten. Die Dienstkontinuität wird während dieser Zeit nach Maßgabe der gesetzlichen und vertraglichen Pflichten aufrechterhalten.

6. Einmalige Verlängerung durch den Kunden

Der Kunde ist berechtigt, die Übergangszeit einmal um einen von ihm für seine Zwecke als angemessen erachteten Zeitraum zu verlängern. Der Kunde teilt die gewünschte Verlängerung rechtzeitig in Textform mit. Die Parteien stimmen die hierfür erforderlichen technischen und organisatorischen Schritte nach Treu und Glauben ab.

7. Vertragsbeendigung im Switching-Fall

Der Vertrag gilt im Rahmen des gesetzlichen Switching-Prozesses als beendet und der Kunde wird hierüber informiert:

• bei einem Wechsel zu einem anderen Anbieter oder auf eigene ICT-Infrastruktur mit erfolgreichem Abschluss des Wechselprozesses oder
• wenn der Kunde keinen Wechsel, sondern ausschließlich die Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Assets verlangt, nach Ablauf der für die Einleitung geltenden maximalen Frist beziehungsweise zu einem früher vereinbarten Zeitpunkt.

Die für den gebuchten OPERIO-Leistungsumfang geltenden Standard-Serviceentgelte ergeben sich aus der dem Kunden vor Vertragsschluss bereitgestellten Bestellung, dem angenommenen Angebot beziehungsweise der vereinbarten Preisübersicht. Etwaige Entgelte oder wirtschaftliche Folgen einer vorzeitigen Vertragsbeendigung müssen dort vor Vertragsschluss ausdrücklich und transparent ausgewiesen sein. Ist dort kein gesondertes vorzeitiges Beendigungsentgelt ausgewiesen, wird kein solches gesondertes Entgelt erhoben. Bereits bis zum wirksamen Vertragsende entstandene Zahlungsansprüche bleiben unberührt.

Für den eigentlichen Wechselprozess erhebt KAN KAI WORKS kein Wechselentgelt (SWITCHING_CHARGE = 0 EUR).

8. Vertraglich zugesagte Kategorien portierbarer Daten und digitaler Assets

Der produktiv umgesetzte vertragliche Portierungsumfang umfasst für OPERIO die folgenden Kategorien, soweit sie im jeweiligen Kundenmandanten aufgrund gebuchter Module tatsächlich vorhanden sind:

1. Mandanten- und Organisationsstammdaten – kundenbezogene Unternehmens-, Standort-, Organisations- und Konfigurationsdaten.
2. Geschäftspartner- und Kontaktdaten – Kunden, Interessenten, Lieferanten, Subunternehmer, Ansprechpartner, Adressen und geschäftliche Kontaktdaten.
3. Benutzer-, Rollen- und Berechtigungszuordnungen – Benutzerstammdaten, Rollen, Rechtezuordnungen und kundenbezogene Zugriffskonfigurationen, ausgenommen Authentisierungsgeheimnisse und sicherheitskritische Schlüsselmaterialien.
4. OPERIO Auftrags- und Vorgangsdaten – Aufträge, Vorgänge, Positionen, Statusinformationen, Zuordnungen, kundenbezogene Historien und verknüpfte Datensätze.
5. OFFERO Angebotsdaten – Angebote, Positionen, Statusinformationen, Dokumentbezüge und kundenbezogene Angebotsmetadaten.
6. TURNO Intervall- und Termindaten – Intervalle, Termine, Wiederholungen, Zuordnungen und Statusinformationen.
7. FAKTURO / EasyE Rechnungs- und E-Rechnungsdaten – Rechnungen, Rechnungspositionen, Zahlungsstatus, steuerlich relevante kundenbezogene Angaben sowie kundenbezogene elektronische Rechnungsdateien und -metadaten, soweit vorhanden.
8. ZEITO Arbeitszeitdaten – Arbeitszeiten, Einsatzzeiten, Zuordnungen, Status- und Freigabedaten, soweit das Modul genutzt wird.
9. PRÜFO Wartungs- und Prüfdaten – Wartungs-, Prüf-, Termin-, Ergebnis- und Dokumentationsdaten, soweit das Modul genutzt wird.
10. Dokumente und Anhänge – vom Kunden hochgeladene oder für den Kunden im System erzeugte Dateien und Dokumente, soweit der Kunde hieran die erforderlichen Nutzungsrechte besitzt.
11. Freitexte, Notizen und kundenbezogene Zusatzfelder – vom Kunden eingegebene oder im Kundenmandanten gespeicherte ergänzende Inhalte.
12. Kundenbezogene Outputdaten – durch OPERIO auf Basis der Kundennutzung erzeugte Ergebnisse, Berechnungen, Statusableitungen, Dokumente oder gespeicherte unterstützende Ausgaben, soweit diese keine geschützten Anbieter- oder Drittinhalte darstellen.
13. Exportrelevante Metadaten – Identifikatoren, Zeitstempel, Beziehungen zwischen Datensätzen, Mandanten- und Modulzuordnungen, Schema-/Exportversionen und solche kundenbezogenen Protokoll- oder Historienmetadaten, die unmittelbar oder mittelbar durch die Kundennutzung erzeugt oder mit erzeugt werden und für die sinnvolle Weiterverwendung der exportierten Daten erforderlich sind.
14. Übertragbare digitale Assets – kundenbezogene Konfigurationen, kundeneigene Vorlagen, kundeneigene Strukturdefinitionen, Rollen-/Berechtigungskonfigurationen und sonstige digitale Elemente, soweit der Kunde daran ein vom OPERIO-Vertrag unabhängiges Nutzungsrecht besitzt.

Die konkrete technische Abbildung dieser Kategorien wird im aktuellen Online-Datenregister dokumentiert.

9. Kategorien ausgenommener interner Daten

Nicht zum Standard-Portierungsumfang gehören insbesondere folgende nicht kundenexportierbare oder sicherheitskritische Kategorien; zwingende gesetzliche Rechte bleiben unberührt:

1. Quellcode von OPERIO und proprietäre Programmlogik von KAN KAI WORKS,
2. interne Algorithmen, interne Entwicklungsartefakte und nicht kundenbezogene interne Betriebslogik,
3. interne Infrastruktur-, Deployment- und Administrationskonfigurationen, soweit sie nicht als übertragbares kundenbezogenes digitales Asset einzuordnen sind,
4. Passworthashes, private Schlüssel, Tokens, Secrets, kryptografische Schlüsselmaterialien und sonstige Authentisierungsgeheimnisse,
5. interne Sicherheitsregeln, Erkennungslogiken, Missbrauchs- und Angriffserkennungsmechanismen, soweit deren Offenlegung die Sicherheit oder Integrität von OPERIO gefährden würde,
6. reine interne Monitoring-, Betriebs- und Sicherheitsdaten, soweit sie weder exportierbare kundenbezogene Output-/Metadaten darstellen noch für die sinnvolle Weiterverwendung der exportierten Kundendaten erforderlich sind,
7. geschützte Geschäftsgeheimnisse oder durch geistige Eigentumsrechte geschützte Assets von KAN KAI WORKS oder Dritten sowie
8. Daten oder Assets Dritter, an denen der Kunde kein eigenständiges Übertragungs- oder Nutzungsrecht besitzt.

Eine Ausnahme darf den Wechselprozess nicht in unzulässiger Weise behindern oder verzögern.

10. Formate, Datenregister und offene Wechsel-Schnittstellen

OPERIO stellt den standardisierten Wechsel-/Exportprozess über die hierfür vorgesehene Produktfunktion bereit. Die öffentliche Informationsseite ist unter der stabilen OPERIO-Route

https://operio.kankaiworks.de/anbieterwechsel

erreichbar.

Der aktuelle Standardexport umfasst:

• strukturierte Daten in JSON;
• tabellarische Teilmengen, soweit unterstützt, zusätzlich als CSV;
• exportierbare Originaldokumente und Dateien;
• für die Zuordnung erforderliche Beziehungen zwischen Datensätzen;
• technische Metadaten, soweit für die Weiterverwendung erforderlich;
• ein Versions-/Inhaltsmanifest; sowie
• SHA-256-Prüfsummen zur Integritätskontrolle.

Das Exportpaket wird mandantenbezogen und nur für den autorisierten Hauptnutzer erzeugt. Die Download-Freigabe ist kurzlebig, einmalig beziehungsweise zweckgebunden und wird protokolliert.

Sicherheitsgeheimnisse, private Schlüssel, Passkey-/WebAuthn-Sicherheitsmaterial, Sitzungsgeheimnisse, interne Kontrolltabellen und Daten anderer Mandanten werden nicht exportiert.

OPERIO verspricht keine allgemeine Adapter-, OAuth- oder Migrationsplattform zu jedem Zielanbieter. Soweit im Einzelfall gesetzlich weitergehende technische Unterstützungs- oder Interoperabilitätspflichten bestehen, werden diese nach der konkret anwendbaren Dienstart und Rechtslage erfüllt. Zusätzliche individuell beauftragte Migrationsleistungen, die über die gesetzlich bzw. vertraglich geschuldete Standardunterstützung hinausgehen, können gesondert vereinbart werden.

11. Abrufzeitraum

Nach Abschluss der vereinbarten Übergangszeit steht dem Kunden für die exportierbaren Daten und digitalen Assets ein Abrufzeitraum von mindestens 30 Kalendertagen zur Verfügung.

Während dieses Abrufzeitraums wird das für die von KAN KAI WORKS verantwortete Bereitstellung erforderliche Sicherheitsniveau aufrechterhalten.

12. Löschung nach erfolgreichem Wechsel

Nach Ablauf des Abrufzeitraums beziehungsweise eines später vereinbarten Zeitpunkts und nach erfolgreichem Abschluss des Wechselprozesses werden die hiervon erfassten produktiven Kundendaten und digitalen Assets über den einheitlichen Mandanten-Löschprozess entfernt, soweit keine zwingende gesetzliche Pflicht, kein aktiver Legal Hold oder sonstiger zulässiger Aufbewahrungsgrund entgegensteht.

Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, gelten ergänzend das AVV und die dokumentierten Weisungen des Kunden.

Die Löschung umfasst die hierfür unterstützten Datenbank- und Speicherobjekte. Abgeschlossene Löschvorgänge erzeugen einen nicht inhaltsbezogenen Nachweis über Anlass, Prüfungen und Löschresultat.

Technisch nicht selektiv löschbare Sicherungskopien können bis zum Ablauf der regulären Backup-Rotation fortbestehen. Die maximale reguläre Rotation beträgt 90 Tage. Solche Sicherungen dürfen nicht zur Umgehung der Löschpflicht regulär produktiv weiterverwendet werden.

Bei einer Wiederherstellung werden bereits wirksame Löschpflichten anhand des geschützten Lösch-/Reconciliation-Nachweises erneut angewendet.

13. Sicherheit und Zusammenarbeit

Alle an einem Wechsel beteiligten Parteien sollen nach Treu und Glauben zusammenarbeiten, um einen wirksamen, sicheren und zeitgerechten Wechsel zu ermöglichen und unnötige Dienstunterbrechungen zu vermeiden.

Der Kunde und ein von ihm autorisierter Zielanbieter müssen die für die sichere Übergabe erforderlichen Authentisierungs-, Kontakt- und Zielinformationen rechtzeitig bereitstellen und die von KAN KAI WORKS kommunizierten, sachlich erforderlichen Sicherheitsverfahren einhalten.

14. Internationale Jurisdiktion und staatlicher Drittlandzugriff

Die produktive OPERIO-Kerninfrastruktur unterliegt nach der verabschiedeten Standortpolitik deutscher Jurisdiktion. KAN KAI WORKS trifft angemessene technische, organisatorische und vertragliche Maßnahmen, um einen internationalen staatlichen Zugriff auf in der Union gespeicherte nicht-personenbezogene Daten zu verhindern, soweit ein solcher Zugriff im Widerspruch zum Unionsrecht oder anwendbaren nationalen Recht stünde.

Die hierzu aktuell gehaltene öffentliche Information soll unter https://kankaiworks.de/operio/data-act/ bereitgestellt werden. Diese URL wird erst als verbindliche Live-Information verwendet, wenn die Seite öffentlich erreichbar ist und die tatsächliche Infrastruktur widerspiegelt.

15. Verhältnis zu AGB und AVV

Für Fragen des Anbieterwechsels und der Portabilität gehen diese Bedingungen widersprechenden allgemeinen Regelungen der AGB vor.

Soweit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, bleibt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO zusätzlich anwendbar. Zwingende Rechte aus DSGVO, Data Act und sonstigem anwendbaren Recht bleiben unberührt.