Lösch- und Aufbewahrungskonzept OPERIO
Version R2.4 – ausführliche Pre-Live-Fassung – Stand: 13. August 2026
| Kategorie | Standardfrist / Regel |
|---|---|
| Kontaktanfrage ohne Vertrag | zweckbezogene Löschung/Anonymisierung, sobald kein erforderlicher Nachweis-/Kommunikationszweck mehr besteht |
| Kostenloser Test | 30 Tage Volltest |
| Nicht kostenpflichtig aktivierter Test nach Tag 30 | 90 Tage eingeschränkter Nachlauf |
| Automatische Löschberechtigung Testmandant | ab Tag 120, wenn kein kostenpflichtiger Vertrag, Legal Hold, gesetzlicher/vertraglicher Aufbewahrungsgrund oder laufender Anbieterwechsel entgegensteht |
| Vertragsende / Standardanbieterwechsel | reguläre Übergabe/Abrufregel nach Vertrag und Anbieterwechselbedingungen; beim Standardwechsel mindestens 30 Tage Abruf |
| Erfolgreicher Data-Act-/Produktwechsel | danach einheitlicher Mandanten-Purge, soweit kein zulässiger Aufbewahrungsgrund entgegensteht |
| Legal Hold | blockiert Löschung für dokumentierten zulässigen Grund; Standard-Review nach 90 Tagen, keine automatische Freigabe |
| Nicht selektiv löschbare Backups | maximale reguläre Rotation 90 Tage; geschützte Restore-Anker während ihrer Schutzdauer ausgenommen |
| Bücher/Aufzeichnungen/Jahresabschlüsse | regelmäßig 10 Jahre, soweit gesetzlich einschlägig |
| Buchungsbelege | regelmäßig 8 Jahre, soweit gesetzlich einschlägig |
| Handels-/Geschäftsbriefe und sonstige einschlägige Unterlagen | regelmäßig 6 Jahre, soweit gesetzlich einschlägig |
1. Einheitlicher Mandanten-Löschprozess
Produktive Mandantendaten werden nach Eintritt der Löschvoraussetzungen über den kanonischen Löschprozess entfernt. Der Prozess umfasst die vorgesehenen Datenbankinhalte sowie zugehörige physische Speicherobjekte. Nutzerkonten werden im Rahmen des Löschvorgangs deaktiviert beziehungsweise – soweit erforderlich – anonymisiert; Sessions und Zugangsbindungen werden widerrufen.
Abgeschlossene Löschungen erzeugen einen nicht inhaltsbezogenen Nachweis über Anlass, Prüfungen und Löschresultat. Gelöschte Kundeninhalte werden nicht in diesen Nachweis kopiert.
2. Legal Hold
Ein Legal Hold kann nur durch einen berechtigten Operator für einen dokumentierten rechtlich zulässigen Grund gesetzt beziehungsweise aufgehoben werden. Er blockiert eine sonst fällige Löschung, gewährt aber keinen zusätzlichen Zugriff auf Anwendungsdaten.
Der Standardprüftermin liegt nach 90 Tagen. Die Prüfung hebt den Hold nicht automatisch auf; eine Fortsetzung muss weiterhin sachlich begründet sein.
3. Backup-Sonderregel
Manifestierte Backups werden regulär spätestens nach 90 Tagen rotiert. Geschützte Wiederherstellungsanker können für die ausdrücklich definierte Schutzdauer von der normalen Rotation ausgenommen sein.
Nach produktiver Löschung verbleibende Daten in technisch nicht selektiv löschbaren Backups werden nicht allein deshalb wieder regulär produktiv genutzt. Bei einem Restore werden bereits wirksame Lösch- und Widerrufspflichten anhand des geschützten Lösch-/Reconciliation-Nachweises erneut angewendet.
Eine Verschlüsselung von Backup-Artefakten wird nicht als bestehende Maßnahme behauptet, solange sie nicht separat technisch bestätigt wurde.
4. Anbieterwechsel
Der standardisierte Anbieterwechsel stellt einen anbieterneutralen Export bereit. Nach Ablauf des maßgeblichen Übergangs-/Abrufzeitraums wird die Löschung über denselben Mandanten-Purge vorgemerkt. Ein aktiver Legal Hold oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen der endgültigen Löschung vor.
5. Gesetzliche Aufbewahrung
Die Speicherung einzelner gesetzlich aufzubewahrender Rechnungs-, Buchungs- oder Vertragsnachweise rechtfertigt nicht die Aufbewahrung des vollständigen Kundenmandanten. Gesetzliche Fristen werden auf die jeweils betroffene Dokument-/Datenkategorie beschränkt angewendet.